CRM-Systeme oder Excel? Die Wahl hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Excel ist günstig und einfach, aber begrenzt bei Skalierbarkeit und Automatisierung. CRM-Systeme hingegen bieten spezialisierte Funktionen, die Prozesse optimieren und Wachstum fördern – jedoch zu höheren Kosten.

Kurzüberblick:

• Excel: Ideal für kleine Teams (<50 Kunden), geringe Kosten, manuelle Eingabe, einfache Nutzung.
• CRM-Systeme: Für wachsende Unternehmen, Echtzeit-Daten, Automatisierung, höhere Investition.

Schnellvergleich:

Kriterium	Excel	CRM-System
Kosten	Niedrig	Hoch
Datenorganisation	Statische Tabellen	Relationale Datenbank
Automatisierung	Eingeschränkt	Umfangreiche Workflows
Skalierbarkeit	Begrenzt	Unbegrenzt
Zusammenarbeit	Einzelbenutzung	Echtzeit-Kollaboration

Wann wechseln? Ab 100 Kundenkontakten, mehreren Nutzern oder Bedarf an Automatisierung lohnt sich ein CRM-System. Aber Excel kann eine sinnvolle Ergänzung bleiben – besonders für individuelle Analysen.

CRM vs. Excel

Excel vs. CRM: Hauptunterschiede

Die Unterschiede zwischen Excel und CRM-Systemen zeigen sich vor allem in der praktischen Anwendung. Während Excel ein vielseitiges Werkzeug ist, bieten CRM-Systeme gezielte Funktionen, die speziell auf die Kundenverwaltung in der Fertigungsbranche zugeschnitten sind.

Detaillierter Vergleich der Funktionen

Funktion	Excel	CRM-System
Dateneingabe	Manuell, fehleranfällig	Automatisch mit Datenprüfung
Zusammenarbeit	Begrenzte Einzelbenutzung	Echtzeit-Kollaboration
Kundenhistorie	Statische Einträge	Dynamische Zeitachsen
Prozessautomatisierung	Eingeschränkt auf Makros	Umfassende Workflows
Datensicherheit	Basis-Passwortschutz	Rollenbasierte Zugriffsrechte
Integration	Manuelle Verknüpfungen	API-basierte Systemanbindung

Excel: Vorteile und Einschränkungen

Excel eignet sich hervorragend für kleinere Datenmengen und einfache, lineare Prozesse. Es ist leicht zugänglich und wird von vielen Start-ups und kleinen Unternehmen genutzt. Laut einer Forrester-Studie enthalten jedoch 88% aller Tabellenkalkulationen kritische Fehler.

Die Schwächen von Excel treten oft bei wachsendem Datenvolumen und steigender Komplexität zutage. Besonders problematisch ist die fehlende Möglichkeit zur Echtzeitaktualisierung, was die Zusammenarbeit zwischen Teams erschwert.

CRM-Systeme: Vorteile und Herausforderungen

CRM-Systeme punkten mit spezialisierten Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse der Fertigungsindustrie zugeschnitten sind. Ein Beispiel: Clover Sales Systems unterstützte einen Zulieferer dabei, durch automatisierte Lead-Qualifizierung die Auftragsgröße um 27% zu steigern.

Die Implementierungskosten für CRM-Systeme liegen zwischen 5.000 und 100.000 Euro. Laut Studien amortisieren sich diese Investitionen im Durchschnitt nach 13 Monaten.

Durch ihre Skalierbarkeit sind CRM-Systeme besonders für wachsende Unternehmen interessant. Allerdings ist eine sorgfältige und strategische Implementierung entscheidend für den Erfolg.

Setup und Integrationsbedingungen

Gesamtkostenübersicht

Die Gesamtkosten gehen weit über die Lizenzgebühren hinaus. Hier sind die wichtigsten Faktoren, die die langfristigen Ausgaben beeinflussen:

Kostenkomponente	Excel	CRM-System
Lizenzkosten/Jahr	72€/Nutzer (Microsoft 365 Basic)	300-780€/Nutzer
Implementierung	Kaum Aufwand	1,5-2x Jahresgebühr
Anpassungen	Interne Arbeitszeit	5.000-50.000€
Wartung & Support	Enthalten in Microsoft 365	20-30% der Lizenzkosten
Schulungsaufwand	Gering	1.000-2.000€/Nutzer

Ein Beispiel: Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern zahlt pro Jahr etwa 3.600€ für Excel, während ein CRM-System 15.000€ kosten kann.

Systemintegrationsbedarf

Die technischen Anforderungen unterscheiden sich stark zwischen Excel und CRM-Systemen. Excel benötigt lediglich grundlegende Datenaustauschfunktionen. CRM-Systeme hingegen erfordern eine strukturierte Integrationsstrategie, um effizient zu arbeiten.

Wichtige Integrationen für Fertigungsbetriebe:

• ERP-Systeme (z. B. für Bestandsmanagement)
• Buchhaltungssoftware (zur Verwaltung von Finanzdaten)
• E-Commerce-Plattformen
• Marketing-Tools (z. B. für Kampagnenmanagement)
• Mobile Zugriffslösungen

Die Tiefe der Integration spielt eine entscheidende Rolle für das zukünftige Wachstumspotenzial eines Unternehmens. Eine spätere Migration von Excel zu einem CRM-System kann deutlich teurer sein als eine frühzeitige Einführung eines CRM-Systems. Diese Überlegungen zeigen, dass CRM-Systeme trotz höherer Anfangsinvestitionen langfristig oft die kosteneffizientere Wahl sind, insbesondere für Unternehmen mit Wachstumsambitionen.

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Top CRM-Optionen für die Fertigung

Wenn es um die Anforderungen mittelständischer Fertigungsunternehmen geht, stehen drei CRM-Systeme besonders im Fokus. Sie punkten bei Implementierung, Integration und Benutzerfreundlichkeit.

Clover Sales Systems

Clover Sales Systems richtet sich speziell an mittelständische Fertigungsunternehmen und bietet:

Funktion	Beschreibung
Produktkonfiguration	Unterstützung für CPQ-Prozesse bei komplexen Produkten
ERP-Integration	Nahtlose Anbindung an gängige Produktionssysteme
Vertriebssteuerung	Lead-Scoring und Pipeline-Management
Mobile Nutzung	Offline-Funktionalität für den Außendienst

Die Kosten beginnen bei 5.000€ monatlich für das Standard-Paket. Für internationale Teams gibt es Premium-Tarife ab 15.000€ pro Monat.

Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 punktet besonders durch seine Integration in die Microsoft Office-Welt. Zu den Hauptfunktionen zählen:

• Echtzeit-Synchronisation mit Excel
• KI-basierte Lagerprognosen
• Anpassbare Workflows für Fertigungsprozesse
• Power BI für umfassende Datenanalysen

Mit einem Einstiegspreis von 65€ pro Nutzer und Monat (Sales Professional Version) ist die Lösung ideal für expandierende Unternehmen. Auf G2 erreicht das System eine Zufriedenheitsbewertung von 4,1/5.

CentralStationCRM

Für kleinere Betriebe mit bis zu 100 Mitarbeitern ist CentralStationCRM eine kostengünstige und benutzerfreundliche Option:

Funktion	Verfügbarkeit
Kontaktverwaltung	✓
Vertriebspipeline	✓
E-Mail-Integration	✓
Mobiler Zugriff	Browserbasiert, keine App nötig

Die Preise starten bei 18€ monatlich für drei Nutzer. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche ist die Implementierung schnell und unkompliziert.

Diese Systeme zeigen, wie moderne CRMs Unternehmen dabei helfen können, Vertriebsprozesse effizienter zu gestalten und sich von Excel-Tabellen zu verabschieden – besonders bei einer wachsenden Kundenbasis.

Die richtige Tool-Wahl

Nachdem wir uns führende CRM-Lösungen angesehen haben, bleibt die Frage: Wann ist ein Umstieg sinnvoll?

Wann Excel ausreichend ist

Für Unternehmen mit weniger als 50 Kunden und einfachen Vertriebsprozessen kann Excel eine gute Lösung sein. Besonders dann, wenn Flexibilität bei Berechnungen und niedrige Kosten im Vordergrund stehen.

Wann ein CRM-System sinnvoll wird

Studien zeigen, dass 91 % der Fertigungsunternehmen mit mehr als 11 Mitarbeitern ein CRM-System nutzen.

Ein Wechsel zu einem CRM-System empfiehlt sich, wenn:

• Der Kundenstamm auf über 100 Kontakte anwächst.
• Mehrere Vertriebsmitarbeiter gleichzeitig auf Kundendaten zugreifen müssen.
• Automatisierung von Prozessen erforderlich ist.
• Echtzeitdaten für fundierte Entscheidungen benötigt werden.

Kombination aus Excel und CRM

Die Kombination beider Tools kann ihre jeweiligen Stärken optimal nutzen:

• Für komplexe Produktionsprognosen.
• Spezielle Berechnungen und individuelle Analysen.
• Offline-Auswertungen.

Moderne CRM-Lösungen wie Dynamics 365 bieten eine nahtlose Integration mit Excel. Diese Kombination funktioniert am besten, wenn klare Regeln gelten: Das CRM dient als zentrale Datenquelle, während Excel für spezifische Berechnungen und Analysen verwendet wird. So bleibt die Datenstruktur geordnet und effizient.

Zusammenfassung und nächste Schritte

Die strategische Bewertung beider Lösungen ergibt sich aus einer detaillierten Analyse der Vor- und Nachteile ihrer Nutzungsmöglichkeiten.

Strategische Bewertung

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Eigenschaften von Excel und einem CRM-System:

Aspekt	Excel	CRM-System
Datenmanagement	Manuelle Eingabe, grundlegende Sortierung	Automatische Erfassung, Echtzeit-Updates
Zusammenarbeit	Einzelne Dateien, eingeschränkter Zugriff	Zentralisiert, mehrere Nutzer gleichzeitig
Automatisierung	Keine native Automatisierung	Workflow-Automation, Lead-Scoring
Reporting	Statische Auswertungen	Echtzeit-Dashboards

Aktionsplan

Um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu identifizieren, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen in mehreren Schritten:

• Bestandsaufnahme mit Prozessdokumentation und Budgetplanung
  Erfassen Sie die aktuellen Prozesse, identifizieren Sie Schwachstellen und dokumentieren Sie monatliche Kundenkontakte sowie Transaktionen. Ergänzen Sie dies durch eine TCO-Kalkulation, um die Gesamtkosten besser einschätzen zu können.
• Pilotphase planen
  Wählen Sie eine geeignete CRM-Lösung aus und testen Sie diese mit einer kleinen Gruppe von Nutzern. Legen Sie klare Erfolgskriterien fest und bewerten Sie die Akzeptanz der Mitarbeiter.
• Implementierung vorbereiten
  Stellen Sie sicher, dass die Implementierung folgende Schritte umfasst:
  • Übertragung der Daten aus Excel-Tabellen (wie im Abschnitt „Kombination aus Excel und CRM“ erläutert)
  • Schulung der Mitarbeiter
  • Integration mit bestehenden Systemen
  • Anpassung der Infrastruktur
  • Durchführung einer Testphase

So können Sie die Vorteile beider Systeme optimal nutzen und eine fundierte Entscheidung treffen.

FAQs

Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen rund um den Vergleich zwischen Excel und CRM-Systemen:

Was unterscheidet Excel grundlegend von einem CRM-System?

Excel organisiert Daten in separaten Tabellen, während CRM-Systeme Daten in vernetzten Strukturen speichern und automatisierte Workflows ermöglichen (mehr dazu im Abschnitt Hauptunterschiede). Die Hauptunterschiede liegen in der Art der Datenverwaltung, Automatisierung und der Möglichkeit, mit dem Unternehmen zu wachsen.

Wann sollte man auf ein CRM-System umsteigen?

Ein Umstieg macht Sinn, wenn:

• Sie mehr als 100 Kundenkontakte verwalten.
• Mehrere Vertriebsteams gleichzeitig arbeiten.
• Eine Integration mit ERP- oder Produktionssystemen notwendig ist.

Was kostet der Wechsel von Excel zu einem CRM-System?

Die Kosten variieren je nach Unternehmensgröße und Anforderungen. Für einen mittelständischen Fertigungsbetrieb mit 50 Mitarbeitern könnten die jährlichen Ausgaben so aussehen:

• Excel: Etwa 3.600 € (für 50 Nutzer)
• CRM: Im ersten Jahr zwischen 15.000 € und 100.000 €, danach jährlich 30.000 € bis 60.000 €.

Die Investition zahlt sich oft durch Effizienzsteigerungen und eine stärkere Kundenbindung innerhalb von 12 bis 18 Monaten aus.

Kann Excel zusammen mit einem CRM-System genutzt werden?

Ja, Excel kann eine sinnvolle Ergänzung zu CRM-Systemen sein, insbesondere für:

• Detaillierte Preiskalkulationen.
• Das Testen neuer Prozesse (weitere Infos im Abschnitt Kombination aus Excel und CRM).

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