Die Einführung eines CRM-Systems kann Ihre Geschäftsprozesse optimieren, den Vertrieb beschleunigen und die Kundenbetreuung verbessern. Doch wie gelingt der Start? Hier sind die wichtigsten Punkte:

• Planung: Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse, definieren Sie klare Ziele und erstellen Sie ein Pflichtenheft.
• Software-Auswahl: Entscheiden Sie sich für ein System, das zu Ihrer Branche passt. Beispiele: Salesforce (flexibel, aber teuer), HubSpot (benutzerfreundlich), oder Clover Sales Systems (spezialisiert auf Fertigung).
• Einrichtung: Bereinigen Sie Daten, automatisieren Sie Workflows und integrieren Sie ERP-Systeme für Echtzeit-Daten.
• Schulung: Schulen Sie Mitarbeiter gezielt, um die Nutzung des Systems zu maximieren.
• Optimierung: Messen Sie den Erfolg mit KPIs und passen Sie das System kontinuierlich an.

Vergleich führender CRM-Systeme

System	Stärken	Schwächen
Salesforce	Flexibel, umfassend	Komplex, hohe Kosten
HubSpot	Einfach zu bedienen, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis	Weniger spezialisiert auf Fertigung
Clover Sales Systems	Branchenspezifische Funktionen, hohe Effizienzsteigerung	Eingeschränkte Vielseitigkeit

Ein gut eingeführtes CRM-System spart Zeit, steigert die Effizienz und verbessert die Kundenzufriedenheit. Starten Sie jetzt, um langfristig von den Vorteilen zu profitieren.

1. Planung Ihres CRM-Projekts

Aktuelle Vertriebsmethoden analysieren

Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung eines CRM-Systems ist eine gründliche Analyse Ihrer bestehenden Vertriebsprozesse. Dabei sollten Sie alle Kundeninteraktionen, Verkaufsprozesse und Kontaktpunkte entlang der Customer Journey dokumentieren.

Drei zentrale Bereiche sollten dabei im Fokus stehen:

Analysebereich	Zu dokumentierende Aspekte
Vertriebsprozesse	Leadgenerierung, Qualifizierung, Angebotserstellung
Kundenkommunikation	Kontaktkanäle, Reaktionszeiten, Feedback-Schleifen
Systeme & Tools	Aktuelle Software, Datenquellen, Schnittstellen

Klare CRM-Ziele definieren

Die Festlegung von Zielen sollte auf messbaren Kennzahlen basieren. Der CRM-Experte Barton Goldenberg bringt es auf den Punkt:

"Put the process into the technology. The software is nothing more than a … tool that writes the story."

Setzen Sie sich klare Ziele für zwei Zeiträume:

• Erste 6 Monate: Konkrete Verbesserungen in der Kundenbetreuung erzielen.
• 12-Monats-Perspektive: Langfristige Geschäftsziele nach vollständiger Systemintegration erreichen.

Diese Zielsetzung hilft Ihnen, die Anforderungen an Ihr CRM-System präzise zu definieren und Prioritäten zu setzen.

Wichtige Funktionen festlegen

Für Fertigungs- und Lebensmittelunternehmen gibt es spezielle Anforderungen an ein CRM-System. Frank Borovsky erläutert:

"When combined with an ERP, the Sales organization can access data on inventory availability and can offer better delivery estimates with 'available to promise' capabilities."

Folgende Funktionen sind besonders relevant:

Funktionsbereich	Nutzen für die Fertigung
Auftragsmanagement	Einbindung von Stücklisten (BOMs) und Lagerdaten
Produktionskonfiguration	Verwaltung von SKUs und Produktvarianten
ERP-Integration	Echtzeitinformationen zu Lagerbeständen und Lieferzeiten
Automatisierung	KI-gestützte Workflows zur Prozessoptimierung

Binden Sie Ihr Team frühzeitig in die Anforderungsanalyse ein. Das hilft, mögliche Widerstände zu identifizieren und den Mehrwert des Systems klar zu kommunizieren.

Erstellen Sie ein detailliertes Pflichtenheft, das alle technischen Anforderungen dokumentiert. Achten Sie dabei besonders auf die Integration mit bestehenden Systemen wie ERP oder MES.

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2. CRM-Software auswählen

Nachdem die Ziele klar definiert sind, geht es darum, die passende CRM-Software zu finden.

Wichtige CRM-Funktionen

Für Fertigungs- und Lebensmittelunternehmen spielen branchenspezifische Funktionen eine zentrale Rolle. Ein gutes CRM-System sollte folgende Funktionen abdecken:

Funktionsbereich	Beschreibung	Nutzen
Vertriebsautomatisierung	Automatisierte Lead-Qualifizierung und Prozesssteuerung	Kürzere Verkaufszyklen – bis zu 44 % schneller
ERP-Integration	Integration mit ERP-Systemen für aktuelle Bestands- und Lieferzeitdaten	Echtzeitinformationen für die Auftragssteuerung
Reporting & Analytics	KPI-Tracking und Verkaufsprognosen	Fundierte, datenbasierte Entscheidungen
Mehrsprachigkeit	Unterstützung für internationale Märkte	Effiziente Steuerung globaler Vertriebsprozesse

Mit diesen Kernfunktionen im Hinterkopf kann der Vergleich führender CRM-Systeme beginnen, die unterschiedliche Schwerpunkte setzen.

Top CRM-Systeme im Vergleich

Die wichtigsten CRM-Anbieter unterscheiden sich in ihren Funktionen und Zielgruppen:

• Salesforce
  Eine umfassende Lösung für große Unternehmen. Sehr flexibel, aber komplex in der Implementierung und oft teuer für kleinere Firmen.
• HubSpot
  Benutzerfreundlich und ideal für integrierte Marketing-Lösungen. Bietet ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, jedoch weniger spezialisiert auf die Fertigungsbranche.
• Clover Sales Systems
  Entwickelt speziell für die Fertigungsbranche. Berichten zufolge steigert es die Vertriebsleistung um 55 % in nur sechs Monaten und sorgt für 67 % mehr qualifizierte Termine. Zusätzlich bietet es integrierte Vertriebsunterstützung.

"Führungsunterstützung, klare Kommunikation und hohe Arbeitsmoral machen diesen Service zu einer Investition mit hohem ROI."
– Brody Billings, Portfolio-Unternehmer

Kosten- und Wachstumsplanung

Die Kostenplanung für ein CRM-System umfasst mehrere Aspekte:

Kostenart	Planungsaspekte	Typische Größenordnung
Lizenzkosten	Abhängig von Nutzeranzahl und Funktionsumfang	50–150 € pro Nutzer/Monat
Implementierung	Datenmigration und Schulungen	5.000–15.000 € einmalig
Wartung	Updates und Support	15–20 % der Lizenzkosten jährlich
Customizing	Anpassungen für branchenspezifische Anforderungen	10.000–25.000 € einmalig

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Fertigungsunternehmen konnte innerhalb von acht Wochen 42 Termine und Verkaufschancen im siebenstelligen Bereich generieren, darunter zwei Neukunden. Das zeigt, wie wichtig eine strategisch durchdachte Auswahl des CRM-Systems ist.

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3. Einrichtung und Anpassung

Daten übertragen und bereinigen

Die Datenmigration ist ein zentraler Schritt. Eine strukturierte Herangehensweise hilft, Fehler zu vermeiden und Prozesse zu optimieren:

Phase	Maßnahmen	Wichtige Aspekte
Datenanalyse	Qualität und Komplexität bewerten	Daten auf Vollständigkeit prüfen
Datenbereinigung	Duplikate entfernen, Fehler korrigieren	Einheitliche Formatierung sicherstellen
Datenanreicherung	Fehlende Informationen ergänzen	Kundenprofile vervollständigen
Datenmapping	Alte Strukturen auf neue Formate übertragen	Datenfelder und -formate definieren

Mit gut strukturierten und bereinigten Daten legen Sie den Grundstein für reibungslose Vertriebsprozesse.

Vertriebsprozesse aufbauen

Effiziente Vertriebsprozesse sollten gezielt auf die Anforderungen Ihrer Branche abgestimmt sein. Diese drei Punkte sind besonders relevant:

• Kundensegmentierung: Teilen Sie Ihre Kunden in Gruppen, z. B. nach Branche, Unternehmensgröße oder Kaufverhalten. So können Sie Ihre Vertriebsstrategie präzise ausrichten.
• Automatisierte Workflows: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben wie Lead-Qualifizierung, Angebotserstellung und Nachverfolgung. Das spart Zeit und sorgt für konsistente Abläufe.
• Kundenportal: Bieten Sie Ihren Kunden ein Self-Service-Portal an. Funktionen wie Bestellhistorie, Auftragsverfolgung und Support-Tickets erhöhen die Zufriedenheit und entlasten Ihr Team.

Geschäftssysteme verbinden

Nach der Optimierung der internen Prozesse folgt die Integration externer Systeme. Die Verbindung Ihres CRM-Systems mit bestehenden Anwendungen ist ein weiterer Schlüssel zum Erfolg. Hier einige wichtige Integrationspunkte:

Integrationspunkt	Nutzen	Umsetzungsempfehlung
ERP-System	Zugriff auf Echtzeit-Bestandsdaten und Auftragsabwicklung	API-basierte Verbindung nutzen
E-Mail-Marketing	Automatisierte Kampagnen und Nachverfolgung	Native Integrationslösungen verwenden
Kundenservice	Zentralisierte Verwaltung von Support-Tickets	Connector-Software einsetzen

Für eine erfolgreiche Integration sollten Sie:

• Klare Ziele für die Integration definieren und mit allen Abteilungen abstimmen.
• Datenformate standardisieren, bevor die Integration erfolgt.
• Regelmäßige Synchronisation der Systeme sicherstellen.
• Umfassende Tests durchführen, bevor die Systeme produktiv genutzt werden.

4. Mitarbeiter schulen

Nach der Einführung des CRM-Systems ist es entscheidend, Ihre Mitarbeiter umfassend darauf vorzubereiten. Eine gezielte Schulung sorgt dafür, dass das System effektiv genutzt wird.

Schulungsprogramm erstellen

Ein gut durchdachtes Schulungsprogramm ist entscheidend für den Erfolg. Dabei sollten die Inhalte klar auf die Geschäftsziele abgestimmt sein. Rollenspezifische Schulungen erzielen oft die besten Ergebnisse:

Schulungsphase	Inhalt	Ziel
Grundlagen	CRM-Basisfunktionen, Navigation	Grundkenntnisse vermitteln
Rollenspezifisch	Abteilungsbezogene Workflows	Prozesse verbessern
Fortgeschritten	Erweiterte Funktionen, Analysen	Effizienz und Nutzen steigern

Diese theoretischen Grundlagen sollten durch praxisnahe Übungen ergänzt werden, um das Gelernte direkt anzuwenden.

Praxisnahes Lernen

Praktische Übungen mit realen Geschäftsszenarien sind entscheidend, um das Verständnis zu vertiefen. Hays hat gezeigt, wie hilfreich eine Sandbox-Umgebung sein kann, um risikofrei zu üben.

Effektive Trainingsmethoden umfassen:

• Individuelle Lernpläne
• Realistische Szenarien
• Regelmäßiges Feedback

"Using live demos and working on the 'safe' system was excellent practice and the cheat sheet will be used frequently!"

Interne Experten bestimmen

Nach der Schulung sollten interne CRM-Experten definiert werden, um die langfristige Nutzung zu sichern. Diese drei Rollen spielen dabei eine zentrale Rolle:

1. Entscheidungsträger: Verantwortlich für strategische Entscheidungen und die Integration des Systems.
2. Frühe Anwender: Unterstützen Kollegen, nutzen das System intensiv und identifizieren Verbesserungspotenziale.
3. Späte Adoptierer: Überwinden anfängliche Schwierigkeiten und helfen anderen, Herausforderungen zu meistern.

Ein Beispiel: US Foods konnte durch ein strukturiertes Schulungsprogramm den Umsatz um 10–14 % steigern.

"If you really want to drive sales growth, doing training for training's sake isn't going to do the trick. Working with CARA, we learned quickly that we had to adjust our approach and apply the accountability factor."

5. Monitor und Optimieren

Um den langfristigen Erfolg Ihres CRM-Systems sicherzustellen, ist es wichtig, dessen Leistung regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Ein strukturierter Ansatz hilft dabei, die Effizienz zu steigern und den ROI zu verbessern. Nutzen Sie die gewonnenen Daten, um Ihr System kontinuierlich zu verfeinern.

Leistung messen

Die Bewertung der CRM-Leistung anhand klarer Kennzahlen ist entscheidend. Unternehmen aus der Fertigungs- und Lebensmittelbranche setzen auf KPIs, die Aspekte wie Produktionseffizienz, Produktqualität und Kundenzufriedenheit abbilden. Anwender von SugarCRM in der Fertigungsindustrie berichten von beeindruckenden Ergebnissen:

• 11 % Umsatzwachstum
• 17 % höhere Mitarbeiterproduktivität
• 32 % geringere Kosten für Softwareanpassungen

Aktualisieren und Anpassen

Basierend auf den gemessenen Ergebnissen sollten notwendige Anpassungen vorgenommen werden, um die CRM-Leistung weiter zu steigern. Erfolgreiche Strategien umfassen:

• Regelmäßige Pflege der Daten
• Automatisierte Workflows
• Systemupdates in festgelegten Intervallen
• Einbindung von Nutzer-Feedback

Ein gutes Beispiel liefert die Delikant Feinkost GmbH. Innerhalb eines Jahres konnte das Unternehmen 1.261 Leads effektiv verwalten und seine Marktposition stärken.

"Im Vertrieb ist es wichtig, die nächsten Schritte zu kennen – und nicht, wie die Marketingabteilung vom Datengewinn profitieren könnte."
– Christian Suding, Vertriebsleiter bei Delikant Feinkost GmbH

Fortgeschrittene Tools nutzen

Neben regelmäßigen Optimierungen können moderne Technologien den CRM-Prozess auf ein neues Level bringen. KI-gestützte Funktionen bieten dabei erhebliche Vorteile:

"Die Jungmann Systemtechnik GmbH & Co. KG erlebt derzeit eine Revolution im Vertrieb mit dealcode AI. In kurzer Zeit haben wir signifikante Erfolge erzielt, darunter Hunderte qualifizierter Leads und wertvolle Termine, die uns neue Geschäftschancen eröffnet haben. Aufgrund der erzielten Erfolge planen wir, das Projekt auf zusätzliche Länder auszuweiten."
– Dirk Lüders, Marketing & Sales Director International, Jungmann Systemtechnik GmbH & Co. KG

"Mit der dealcode AI-Plattform konnten wir kurz nach dem Onboarding über 50.000 personalisierte 1:1-Mailings versenden. Ein solches Volumen hätte mindestens 20 zusätzliche Mitarbeiter erfordert, was völlig unrealistisch war."
– Adrian Lier, Head of Sales B2B, apo.com Group

Laut Studien kann der Einsatz von generativer KI die Produktivität in der Fertigung um bis zu 29 % steigern. Die Vorteile umfassen:

• Automatisierte Bewertung von Leads
• Genauere Verkaufsprognosen
• Individuell zugeschnittene Kundenansprache
• Effizientere Ressourcenplanung

Zusammenfassung

Erfolgreiche CRM-Einführungen in der Fertigungs- und Lebensmittelbranche basieren auf durchdachten Ansätzen, die klare Ergebnisse liefern. Prognosen zufolge wird der CRM-Softwaremarkt bis Ende 2024 ein Volumen von 88,19 Mrd. € erreichen. Diese Zahlen verdeutlichen das enorme Potenzial digitaler CRM-Lösungen.

CRM-Systeme führen zu messbaren Verbesserungen in verschiedenen Bereichen:

Bereich	Vorteile
Zusammenarbeit zwischen Abteilungen	40 % der Unternehmen nennen dies als zentralen Vorteil
Kundenzufriedenheit und -bindung	44 % sehen dies als wichtigstes Ziel
Vertriebseffizienz	Bis zu 2,5-fache Steigerung durch konsequente Nachverfolgung

Ein global tätiges Lebensmittelvertriebsunternehmen konnte mit einer mobilen CRM-Lösung:

• Den Umsatz in mehreren Regionen um über 50 % steigern,
• Marketingkampagnen um 40 % effektiver gestalten,
• Und 60 % Zeit bei Routineaufgaben einsparen.

Ein weiteres Beispiel: Der Schuhhersteller R.M. Williams nutzte Salesforce gezielt, um personalisierte Kundenerlebnisse zu schaffen. Das Ergebnis? Eine Umsatzsteigerung um das 1,6-fache.

Drei zentrale Aspekte sichern den Erfolg eines CRM-Systems:

1. Klare Zielsetzung: Setzen Sie messbare Ziele für Leads, Umsatz und Kundenservice.
2. Schulungen: Investieren Sie in Trainings, um die Nutzung des Systems zu optimieren.
3. Regelmäßige Überprüfung: Analysieren Sie kontinuierlich die Ergebnisse und passen Sie Ihre Strategien an.

Ein gut eingeführtes CRM-System ist somit weit mehr als nur ein Kostenfaktor – es ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens.

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